Como parte do projeto “ Conservação Preventiva dos Documentos Históricos da Prefeitura Municipal de Riacho de Santana ” desenvolvido no Arquivo Histórico será aplicado o programa  dos “5S”. O Programa objetiva a melhoria da identificação visual do acervo e aperfeiçoamento dos procedimentos operacionais a ele relacionados.

O “5S” é uma prática disseminada no Japão e utilizada como base para programas de qualidade e produtividade. Sua denominação provém das palavras japonesas Seiri (senso de organização), Seiton (senso de ordenação), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de padronização) e Shitsuke (senso de disciplina). O termo “senso de” significa “exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender”, sendo também “a aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular”.

A aplicação do “5S” permite a prática do Ciclo PDCA. Este ciclo é aplicado nos programas de qualidade japoneses. Trata-se de realizar de forma metódica e seqüencial o Planejar (P= Plan), o Executar (D=Do), o Verificar (C=Check) e o Agir (A=Action). Esta metodologia esta fortemente ligada ao uso do “5S”.

1ª ETAPA DE TRABALHO DIAGNÓSTICO E  REORGANIZAÇÃO  DO ACERVO

Necessidades:

• Reorganização do Acervo;
• Troca de experiências;
• A conscientização sobre a importância da documentação existente no Arquivo e do tratamento adequado para preservá-la;
• Organização de Exposições;
• O contato com vários profissionais especialistas em Restauração e Conservação;

I-Conservação Preventiva dos Documentos-Arquivo Pública Municipal de Riacho de Sant ana de Políticas de Preservação: conservação e segurança de acervos culturais.

 Exige: Capacitação de servidores, Treinamento para conscientização da equipe do Arquivo Histórico aquisição de materiais especiais para a conservação, higienização, tratamento químico para eliminação de insetos e pequenos reparos no acervo.

Noções básicas de encadernação, cartonagem para acondicionamento de documentos e marmorização em papel.

O embasamento teórico e prático de um conhecimento técnico específico

• Orientação ao público docente/Discente e comunidade.
• Solicitar ao APEB cursos de arquivologia para a equipe de trabalho do APMRS, no sentido de melhorar o trabalho de catalogação e presrvação, bem como a avaliação do arquivo para fins de eliminação de volume de material documental.
• Realização de Convênios com a Universidade do Estado da Bahia
• Realização de Seminário Temático:

 II- É necessário realizar os seguintes procedimentos:

• Limpeza e Tratamento químico dos livros e  pastas
• A totalidade dos livros ser encapada ou protegida com papel (neutro) acrescentando-se etiquetas de identificação onde constam: assunto, data e numeração;
•  Reforçar as capas de livros, pastas ou troca de caixas;
• Identificação e catalogar documentos da área de Saúde Assistência social
• Encadernação de Coletâneas de leis e decretos municipais,  fotos do acervo devem ser higienizadas, identificadas, colocadas em envelopes de papel neutro e guardadas.

III- META MODERNIZAR E INFORMATIZAR

• Digitalização

A digitalização é o processo de conversão de documentos em suporte de papel ou fotograma para imagem digital, em P&B, escala de tom de cinza ou colorido, com gravação em mídias. Em um único CD pode ser armazenado até 15 mil documentos no formato A4. Vantagens da digitalização: acesso rápido às imagens via web através de busca por palavra-chave; acesso simultâneo de mais de um usuário a um documento; evita a circulação do original do documento pela empresa; preserva a informação do documento, pois a cópia das imagens em CD pode ser armazenada em arquivo de segurança. Ainda não existe legislação específica que permite a substituição do documento original pelo digitalizado.  

• Microfilmagem

O documento original pode ser substituído pelo documento microfilmado, conforme Lei 5.433, de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799, de 30/01/1996, Nesse processo, é possível converter o documento em suporte de papel para microfilme preto-e-branco, permitindo o armazenamento em arquivo de segurança. Uma medida que, além de reduzir espaço e custo de armazenamento de papel das empresas, também garante a preservação das informações do documento que, com a ação do tempo, está sujeito a desgastes, ataque de pragas e agentes externos.

1ª ETAPA DE TRABALHO DIAGNÓSTICO E  REORGANIZAÇÃO  DO ACERVO

Necessidades:

• Reorganização do Acervo;
• Troca de experiências;
• A conscientização sobre a importância da documentação existente no Arquivo e do tratamento adequado para preservá-la;
• Organização de Exposições;
• O contato com vários profissionais especialistas em Restauração e Conservação;

I-Conservação Preventiva dos Documentos-Arquivo Pública Municipal de Riacho de Santana de Políticas de Preservação: conservação e segurança de acervos culturais.

• Exige: Capacitação de servidores, Treinamento para conscientização da equipe do Arquivo Histórico aquisição de materiais especiais para a conservação, higienização, tratamento químico para eliminação de insetos e pequenos reparos no acervo.
• Noções básicas de encadernação, cartonagem para acondicionamento de documentos e marmorização em papel.
• O embasamento teórico e prático de um conhecimento técnico específico

• Orientação ao público docente/Discente e comunidade.
• Solicitar ao APEB cursos de arquivologia para a equipe de trabalho do APMRS, no sentido de melhorar o trabalho de catalogação e presrvação, bem como a avaliação do arquivo para fins de eliminação de volume de material documental.
• Realização de Convênios com a Universidade do Estado da Bahia
• Realização de Seminário Temático:

 II- É necessário realizar os seguintes procedimentos:

• Limpeza e Tratamento químico dos livros e  pastas
• A totalidade dos livros ser encapada ou protegida com papel (neutro) acrescentando-se etiquetas de identificação onde constam: assunto, data e numeração;
• Encadernação de Coletâneas de leis e decretos municipais,  fotos do acervo devem ser higienizadas, identificadas, colocadas em envelopes de papel neutro e guardadas.

III- META MODERNIZAR E INFORMATIZAR

• Digitalização

A digitalização é o processo de conversão de documentos em suporte de papel ou fotograma para imagem digital, em P&B, escala de tom de cinza ou colorido, com gravação em mídias. Em um único CD pode ser armazenado até 15 mil documentos no formato A4. Vantagens da digitalização: acesso rápido às imagens via web através de busca por palavra-chave; acesso simultâneo de mais de um usuário a um documento; evita a circulação do original do documento pela empresa; preserva a informação do documento, pois a cópia das imagens em CD pode ser armazenada em arquivo de segurança. Ainda não existe legislação específica que permite a substituição do documento original pelo digitalizado.  

• Microfilmagem

O documento original pode ser substituído pelo documento microfilmado, conforme Lei 5.433, de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799, de 30/01/1996, Nesse processo, é possível converter o documento em suporte de papel para microfilme preto-e-branco, permitindo o armazenamento em arquivo de segurança. Uma medida que, além de reduzir espaço e custo de armazenamento de papel das empresas, também garante a preservação das informações do documento que, com a ação do tempo, está sujeito a desgastes, ataque de pragas e agentes externos.