TERMOS ARQUIVÍSTICOS

Amostragem – na avaliação, procedimento que permite, por meio de critérios específicos, selecionar documentos considerados representativos do conjunto a que pertencem.

Apensação – ação pela qual se reúnem um ou mais processos a outro, na fase da autuação ou posteriormente.

Arquivo – conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Arquivo corrente – conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

Arquivo intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenagem temporário, sua destinação final.

Arquivo municipal – instituição responsável pelos conjuntos de documentos acumulados por órgãos dos poderes executivo e legislativo, no âmbito da administração municipal direta ou indireta.

Arquivo permanente – conjunto de documentos cujo potencial de uso para a instituição e/ou a sociedade recomenda que devam ser preservados.

Arquivo público – conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.

Arquivo privado – conjunto de documentos acumulados em decorrência das atividades de pessoas físicas e jurídicas de direito privado, depositados ou não em instituições públicas.

Arranjo – disposição física dos documentos de arquivo, com base na sua classificação.

Autuação – transformação do documento em processo.

Avaliação – processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

Ciclo vital dos documentos – sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que foram criados até a sua destinação final.

Classificação – seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Conservação – conjunto de medidas e procedimentos destinados a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.

Conteúdo – conjunto de elementos informativos de um documento.

Datas-limite – elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido por um conjunto de documentos.

Descrição – conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.

Destinação – encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à mudança de suporte.

Documentação textual – gênero documental que utiliza como linguagem básica a palavra escrita.

Documentação especial – documentação composta por gêneros documentais não textuais.

Documento – Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado.

Domicílio legal do documento – jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido.

Espécie documental – configuração de um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Fundo – unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras.

Gestão de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

Instrumento de pesquisa – meio pelo qual se identificam, localizam, resumem ou transcrevem, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.

Juntada – ação pela qual se insere em um processo, definitivamente, documento que, pela sua natureza, deva fazer parte integrante.

Protocolo – setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.

Recolhimento – passagem de documentos para o arquivo permanente.

Série – seqüência de documentos de um mesmo tipo.

Suporte – Material sobre o qual as informações são registradas.

Tabela de temporalidade – instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.

Teoria das três idades – teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

Vigência – qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

 FONTES:

MACHADO, Helena Corrêa. Como implantar arquivos públicos municipais. São Paulo: Arquivo do Estado, 1999.
POLÍTICA de preservação de acervos institucionais. Rio de Janeiro: MAST, 1995.

Termos utilizados nos documentos históricos

Bem de Raiz - Registro de impostos e recibos de bens. Raiz: terras ou lotes.

Chanceler – É um guarda do selo real; funcionário que sela, rubrica, carimba e aprova documentos oficiais.

Correspondência Régia – Cartas do próprio Rei para a Câmara.

Postura – Atitude, edital.

Preceito – Regras, normas, ordem.

Registro das Provisões – Providenciar, tomar providência, resoluções.

Reses de Corte – Gado para abate.

Sisas - Imposto de venda de escravos (sisas, planta de fibras têxteis usadas no fabrico de cordas).

Termos de Vereança – Palavras dos Vereadores em suas reuniões.

Fonte: VEIGA, Eliane Veras da. Florianópolis: Memória Urbana.
Florianópolis: Editora da UFSC e Fundação Franklin Cascaes, 1993.