O objetivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, deve-se estabelecer no início de funcionamento de um arquivo o plano de classificação ou plano do arquivo. Que consiste em:

• Elaboração de fórmulas e padrões homogêneos para o registro dos atos administrativo independentemente do suporte;
• Atribuição de códigos de classificação;
• Definição da temporalidade dos documentos;
• Padronização da tipologia documental;
• Garantia de acesso aos administradores e ao usuário do serviço público.

 Para iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso às informações e a meta de aumentar a transparência e a qualidade no serviço público, é necessário priorizar a aplicação de instrumentos arquivísticos fundamentados em princípios de classificação que recuperem o contexto no qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados, associados à avaliação documental, controle e acompanhamento da produção, tramitação, arquivamento e destinação final de documentos.

 Conservação e restauração de documentos

Conceito

 A preservação, conservação e restauração de documentos é essencial para a perpetuidade do conhecimento e da cultura. Para isso existe a figura do conservador-restaurador, profissional responsável pela sobrevivência de documentos e de suas informações. A preservação visa impedir a degradação dos documentos e das informações contidos nele. A conservação é um conjunto de métodos e procedimentos voltados a interrupção do processo de degradação. Já a restauração é um recurso para recuperar documentos em um estado grave de danificação.

 Diferenças entre conservação e restauração

 Por que conservar?

A importância da conservação reside no fato de que os documentos constituem-se num registro cultural de uma determinada época e lugar, que podem ser significativos tanto para pequenos grupos quanto para toda a humanidade. Conservar é manter vivo, de alguma forma, um patrimônio, uma memória.

Fatores intrínsecos e extrínsecos de deterioração

 Hoje é muito comum encontrarmos acervos em estado de péssima conservação, e como reflexo dessa realidade podemos perceber uma alta incidência de documentos deteriorados. Devemos entender que os documentos são compostos por um material muito suscetível a deterioração que é a “celulose” que quando não acondicionada com os devidos cuidados facilmente se degrada levando a perda da informação contida neste suporte. Para entendermos um pouco melhor as técnicas e procedimentos empregados para a conservação e restauração dos documentos de um acervo devemos ter em mete as características do principal suporte usado para o registro da informação que é o papel, assim sendo, o papel é formado, majoritariamente, pelas seguintes substâncias: lignina, celulose, hemiceluloses entre outros compostos químicos usados no processo de fabricação. Assim, devido à composição do papel ser em grande parte formado por celulose ele sofre um processo de degradação natural (perda de suas qualidades) onde fatores intrínsecos e extrínsecos podem aumentar a velocidade de deterioração deste. São considerados fatores:

 Intrínsecos - São aqueles fatores de deterioração que são propriedades do próprio suporte, ou seja, são propriedades que levam a auto-deterioração.

Exp.: acidez do próprio papel que leva ele a degradação, filme (a película auto se destrói quando exposto a luz)

 Extrínsecos - São aqueles fatores de deterioração que são externos, ou seja, não advém do suporte do documento.

 Técnicas de conservação

 Diagnóstico

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá ser feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional.

 Monitoramento ambiental

O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oc e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices pode feita através da utilização de aparelhos termohigrômetros e devem ser realizadas diariamente. O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

 Vistoria

 Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.